Privacy- en Cookieverklaring
Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere opdrachtnemers
Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Dat geldt zowel voor onze (potentiële) klanten als voor partijen bij wie wij zaken en/of diensten inkopen.
Bent u een (potentiële) klant van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om u een offerte te kunnen toesturen, te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst dient te voldoen, zaken te kunnen leveren of werkzaamheden voor u te kunnen verrichten, te kunnen factureren en met u vlot en efficiënt te kunnen communiceren over de uitvoeringsaspecten van de overeenkomst.
Bent u een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer dan zijn uw persoonsgegevens eveneens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen, uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.
U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde werkzaamheden geen uitvoering kunnen geven.
Doorgifte aan derden
In verband met de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen en producten aan ons toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren.
Direct marketing
Als u regelmatig bij ons bestelt, zullen wij de door u opgegeven persoonsgegevens bewaren en gebruiken om u in de toekomst persoonlijk per e-mail op de hoogte te brengen van onze bestaande en nieuwe producten en diensten en u hier eventueel een aanbieding voor te doen. Wij hebben bij het gebruik van uw persoonsgegevens voor dit doel een gerechtvaardigd belang, namelijk het aan de man brengen van onze producten en diensten. Iedere keer dat wij u een reclamemailing sturen, heeft u de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen. Zie hiervoor de afmeldlink onderaan iedere mailing.
Bent u eenmalig klant bij ons, dan zullen wij u alleen reclameberichten toesturen als u ons daar vooraf uw toestemming voor heeft gegeven.
Cookies
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.”
Google Analytics
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Safe Harbor principles en is aangesloten bij het Safe Harbor-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.
Verwijderen en weigeren van cookies
Via de browserinstellingen op uw computer kunt u reeds geplaatste cookies verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. De wijze waarop verschilt per browser; raadpleeg indien nodig de help functie van uw browser. Let op: indien u cookies weigert en/of verwijdert kunt u niet altijd van alle mogelijkheden van een website gebruik maken. Daarnaast heeft het weigeren c.q. verwijderen van cookies alleen gevolgen voor de computer én browser waarop u deze handeling uitvoert. Indien u gebruik maakt van meerdere computers en/of browsers dient u de bovengenoemde handeling(en) zo vaak als nodig te herhalen.
Bewaarperiode persoonsgegevens
Indien u een offerte bij ons heeft opgevraagd maar u geen klant bij ons geworden bent, zullen wij uw gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact verwijderen. Ook indien wij een offerte van u hebben ontvangen, maar wij geen klant van u zijn geworden, zullen uw persoonsgegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact worden verwijderd. Bent u wel klant bij ons geworden of wij bij u, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Na afloop van deze periode zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen.
Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot: Bij Hartje Zwolle, Mw. J. van Boven, Burgemeester Drijbersingel 67, 8021 JB Zwolle, E-mail: info@bijhartjezwolle.nll, Tel. 038-4550540
Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van sollicitanten, uitzendkrachten, payroll-werknemers, stagiaires en werknemers
Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een (eventuele) arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst / uitzendovereenkomst te sluiten en uit te voeren. Daarnaast zijn bepaalde persoonsgegevens nodig voor de nakoming en uitvoering van bepalingen uit de voor ons geldende CAO. Ook verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Deze wettelijke verplichtingen hebben bijvoorbeeld te maken met de vaststelling en verschuldigdheid van belastingen en premies voor werknemers.
Gelet op deze noodzaak bent u verplicht om de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan kunnen wij mogelijk geen sollicitatieprocedure met u doorlopen, een (eventuele) arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst / uitzendovereenkomst met u aangaan en uitvoeren of aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.
Bent u (payroll-)werknemer of stagiair, dan gebruiken wij uw gegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeids- of stageovereenkomst of de arbeidsrelatie. Hieronder wordt onder meer verstaan:
- a) de behandeling van personeelszaken;
- b) het vaststellen en uitbetalen van het salaris, vergoedingen en andere geldbedragen; en
- c) het vaststellen en betalen van eventuele belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen ten behoeve van u als werknemer of stagiair.
Bent u een sollicitant, dan gebruiken wij uw gegevens om met u te kunnen communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure, de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en de eventuele afhandeling van de door u gemaakte onkosten.
Bent u een uitzendkracht, dan zullen wij de gegevens die wij verkrijgen van het uitzendbureau gebruiken voor de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en voor de uitvoering van de uitzendovereenkomst.
Doorgifte aan derden
Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de) arbeidsovereenkomst. Het gaat om de volgende partijen:
- de Belastingdienst;
- het UWV;
- onze arbodienst/bedrijfsarts;
- de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
- het Pensioenfonds;
- de verzuimverzekeraar;
- onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur;
- Koninklijke Horeca Nederland
Soms zal het verstrekken van uw gegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de wet, zoals het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, de arbodienst/bedrijfsarts, het (verplicht gestelde) Pensioenfonds en de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids)overeenkomst met u te kunnen uitvoeren, zoals bij doorgifte aan de leasemaatschappij. Bij verstrekking van uw gegevens aan onze verzuimverzekeraar hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak kunnen maken op een verzekeringsuitkering.
Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals de accountant/boekhouder/salarisadministrateur. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur bezit. Om de (arbeids)overeenkomst met u uit te voeren, heeft de accountant/boekhouder/salarisadministrateur uw persoonsgegevens nodig.
Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeels- en loonadministratie, waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Daarnaast maken wij gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij deze twee doorgiften een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.
Bewaarperiode persoonsgegevens
Wij zullen uw sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen, tenzij u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens voor een periode van maximaal 1 jaar te bewaren.
De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn zullen wij bewaren gedurende een periode van 7 jaar nadat u uit dienst bent getreden. Deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs zullen wij 5 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren. Ook deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting.
Voor andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie hanteren wij een bewaartermijn van uiterlijk 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd, tenzij blijkt dat bepaalde persoonsgegevens voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak. Bij ‘andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie’ moet u bijvoorbeeld denken aan arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens. Vindt u dat wij onjuist omgaan met uw persoonsgegevens dan kunt u hierover een klacht indienen bij de organisatie die toezicht houdt op de privacyregels, de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander.
U kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kunt u geen bezwaar maken of verzoeken om wissing.
Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot: Bij Hartje Zwolle, Dhr. W. v. Munster, Burgemeester Drijbersingel 67, 8021 JB Zwolle, E-mail: info@bijhartjezwolle.nll, Tel. 038-4550540
Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.